En muchas oficinas modernas, la estética minimalista y las políticas de orden extremo se han convertido en sinónimo de eficiencia. Sin embargo, esta obsesión por el orden puede estar saboteando la productividad y el bienestar de los trabajadores. Un ejemplo claro es el caso de BHP Billiton, una empresa minera australiana que impuso una política de escritorio limpio tan estricta que incluía un manual de once páginas sobre qué objetos podían permanecer sobre la mesa. ¿El resultado? Un entorno impersonal que, lejos de motivar, deshumaniza.

La falsa promesa del orden absoluto

El sistema 5S, nacido en entornos industriales como fábricas y quirófanos, promueve la eficiencia mediante la limpieza, la estandarización y la eliminación del desorden. Aunque útil en contextos donde el error puede ser crítico, su aplicación en oficinas administrativas ha sido cuestionada. Según el economista Tim Harford, este enfoque ignora lo que realmente hace que un espacio de trabajo sea inspirador: la comodidad, la personalización y el sentido de pertenencia.

El experimento que lo cambió todo

En 2010, los psicólogos Alex Haslam y Craig Knight realizaron un experimento revelador. Diseñaron cuatro tipos de oficinas: una “lean” (desnuda), una “enriquecida” (con decoración), una “empoderada” (decorada por el trabajador) y una “desempoderada” (decorada por el trabajador pero luego reorganizada por otros). Los resultados fueron contundentes: la oficina empoderada fue la más productiva, con un 30% más de rendimiento que la lean, y también la mejor valorada emocionalmente. En contraste, la oficina desempoderada generó frustración, incomodidad y bajo desempeño.

El valor de la autonomía en el espacio personal

Más allá de la decoración, lo que marcó la diferencia fue el control que los trabajadores tenían sobre su entorno. La posibilidad de decidir dónde colocar una planta o una imagen no solo aumentó la productividad, sino también la satisfacción. Este hallazgo se alinea con otros estudios, como los del psicólogo Robert Sommer, quien demostró que incluso libertades triviales —como pintar una pared— ayudan a definir el espacio personal y mejoran el bienestar.

Cuando el orden se convierte en imposición

A pesar de la evidencia, muchas organizaciones siguen imponiendo políticas rígidas de orden. Desde retirar fotos familiares hasta prohibir plantas, estas normas se justifican con argumentos circulares: mantener el orden por el bien del orden. Pero, como señala Harford, imponer este tipo de control transmite un mensaje claro: la apariencia importa más que la experiencia del trabajador. Y eso tiene un coste emocional y productivo.

Conclusión: el desorden con sentido es más productivo

El artículo de Harford nos invita a repensar el diseño de los espacios de trabajo. No se trata de elegir entre caos y orden, sino de permitir que cada persona adapte su entorno a sus necesidades. La autonomía, incluso en detalles mínimos, tiene un impacto profundo en la motivación, la creatividad y el rendimiento.

Recomendaciones prácticas

1. Permitir la personalización del espacio: Deja que los empleados decoren su escritorio con objetos personales, plantas o imágenes que les inspiren.
2. Evitar políticas de orden rígidas: Sustituye las normas estrictas por guías flexibles que respeten la diversidad de estilos de trabajo.
3. Fomentar la participación en el diseño del entorno: Involucra a los equipos en decisiones sobre la distribución del mobiliario o la ambientación de las zonas comunes.

Bibliografía

Harford, T. (2016). Why every office should scrap its clean desk policy. TED Ideas. https://ideas.ted.com/why-every-office-should-scrap-its-clean-desk-policy